أقر مجلس الوزراء السعودي بقرارات جديدة تخص لائحة الاتصالات الرسمية والحفاظ على الوثائق لعام 1445 هجريًا، والتي جاء فيها العديد من التعديلات والقرارات بخصوص المراسلات للجهات الحكومية في الحالة الورقية والحالة الإلكترونية، بالإضافة لوضع لوائح وقرارات بخصوص المستندات الرسمية، ومن خلال موقعنا نقوم بشرح لائحة الاتصالات الجديدة
حظر التبجيل في المراسلات مع الجهات الحكومية
أقر مجلس الوزراء السعودي في جلسة الثامن عشر من شهر رجب لسنة 1445 هـ، قرارات جديدة بخصوص لائحة الاتصالات الرسمية التى جاء أول تعديل بها أنه يتم منع وحظر أي ألفاظ من أجل التبجيل أو التفخيم في المراسلات الرسمية الحكومية.
وجاء البند الخامس في المادة رقم (12) من اللائحة الجديدة أنه يمنع استخدام ألفاظ التبجيل أو التفخيم في المراسلات الحكومية الرسمية، وجاء في المادة رقم (8) من نفس القرار أنه يجب تسجيل المركز الوظيفي للشخص الذي يتم توجيه الرسالة إليه لا أكثر، مثل استخدام لفظ سعادة أو معالي فقط من أجل تحديد مستواه الوظيفي.
أبرز بنود لائحة الاتصالات الجديدة
جاءت لائحة الاتصالات والحفاظ على الوثائق الجديدة بالعديد من القرارات والبنود منها:
• تنظيم الصياغات اللغوية أثناء المراسلات الحكومية.
• توحيد المعايير الشكلية والموضوعية للخطابات الصادرة أو الخطابات الواردة للوثائق الرسمية.
• عدم إتلاف المستندات الرسمية أو استخدام الحبر أو الدبابيس في الأوراق.
• استخدام الملفات البلاستيكية من أجل الحفاظ على الأوراق.
• ضرورة الالتزام والحرص على مراعاة المعاني والألفاظ التى يتم استخدامها في المراسلات الحكومية حتى تكون تابعة للآداب الشريعة الإسلامية.
• منع استخدام الألفاظ الأجنبية في الخطابات إلا في حالة عدم وجود بديل لها يدل على معناها.
• يجب الانتباه أثناء كتابة الخطاب بخصوص الابتعاد عن الاختصارات التى تخل بالمعنى والمقصد من الخطاب، أو الكتابة المملة التي تضيع الغرض الاساسي من الخطاب المرسل.
• يجب التأكد من سلامة الجمل من حيث التركيبة النحوية واللغوية، واختيار الألفاظ.